Når bedriften skal samles
Kickoff for bedrifter.
Nytt år. Ny strategi. Et nytt prosjekt. Eller bare behovet for å samle alle på samme sted.
En kickoff kan være 15 personer rundt et møtebord med middag etterpå, eller flere hundre deltakere med scene, lyd, foredrag og en hel kveld rundt arrangementet.
Vi starter ikke med aktiviteten eller reisemålet. Vi starter med hvorfor dere skal samles.
Start med formålet
Hva skal være annerledes når dere går ut av rommet?
En kickoff markerer ofte starten på noe.
Et nytt år, en ny strategi, et prosjekt eller en større satsing. Andre ganger handler det ganske enkelt om å samle mennesker som vanligvis jobber på forskjellige steder.
Før vi snakker om hotell, aktiviteter eller reisemål, vil vi derfor forstå hvorfor dere skal møtes.
Skal ledelsen presentere en ny retning? Trenger dere workshops? Skal mesteparten av dagen være faglig? Eller trenger dere noen tydelige felles punkter før den sosiale delen begynner?
Svarene påvirker lokalet, tidsplanen, teknikken, maten, aktivitetene og hvor mye som faktisk bør inn i programmet.
Start med hvorfor dere samles. Resten bygger vi rundt det.
Vet dere bare omtrent når og hvor mange?
Det holder til en første prat.
Fortell oss hva samlingen skal handle om, så begynner vi å sette rammene rundt den.
Vi kjenner konferansen fra innsiden
Vi vet hva som skjer mellom programpunktene.
Vi har mer enn 30 års erfaring fra ledelse av konferanseavdelinger, fra mindre hoteller til noen av Norges største konferansehoteller.
Det betyr at vi kjenner møter, konferanser og arrangementer også fra hotellsiden.
Vi vet at detaljene som virker små på papiret fort blir store når mange mennesker skal være på riktig sted samtidig.
Er rommet riktig for antallet? Ser alle skjermen? Rekker 150 mennesker faktisk å få kaffe i pausen? Hvor skal deltakerne være mens et lokale rigges om? Når skal bussen stå klar? Og hvor lang tid tar det egentlig å flytte hele gruppen fra konferansen til middagen?
Det er ikke nødvendigvis de mest spennende delene av en kickoff.
Men de er ofte det som gjør at resten fungerer.
Et godt arrangement merkes ofte best på alt deltakerne slipper å tenke på.
15 eller 300 deltakere
En kickoff trenger ikke ha en scene.
For 15 personer kan riktig løsning være et godt møterom, enkel teknikk, lunsj, én aktivitet og middag. Det trenger ikke være mer komplisert enn det.
For 300 personer kan behovet være helt annerledes. Da kan det handle om registrering, busser, større konferansesal, flere møterom, scene, lyd, lys, skjermer, underholdning og en detaljert kjøreplan.
Begge deler er kickoff.
Opplegget skal passe gruppen og det dere faktisk trenger.
Små bedrifter trenger ikke et stort apparat. Store arrangementer trenger at apparatet fungerer.
Når opplegget krever mer
Scene, lyd og lys er ikke målet. Men noen ganger er det nødvendig.
Når mange mennesker skal se og høre det samme, eller bedriften ønsker å gjøre mer ut av arrangementet, kan det være behov for en større teknisk produksjon.
Da kan vi sørge for at riktige leverandører og elementer kommer på plass.
- Scene og lokale
- Riktig løsning ut fra antall deltakere og det som skal skje.
- Lyd og mikrofoner
- Teknikk som passer arrangementet og størrelsen på lokalet.
- Skjerm og presentasjon
- Presentasjoner, video og visuelt innhold.
- Lys
- Når arrangementet trenger mer enn vanlig konferansebelysning.
- Foredrag og innhold
- Foredragsholdere, konferansier eller andre eksterne bidrag når det er relevant.
- Underholdning
- Musikk, show eller annet når kvelden skal være mer enn middag.
Vi trenger ikke eie alt utstyret selv. Vår jobb er å sørge for at de riktige delene blir koordinert inn i det samme opplegget.
Skal dere samle hele bedriften?
Vi kan ta hele arrangementet, eller bare delene dere ønsker.
Fortell oss hvor mange dere er og hva samlingen skal inneholde, så tar vi det derfra.
Programmet
Det faglige må få nok plass til å ha verdi. Det sosiale må få nok plass til å være sosialt.
Det finnes ingen prosentregel som passer alle kickoffer.
15 selgere som skal starte et nytt salgsår trenger noe annet enn 250 ansatte som skal presenteres for en ny strategi.
Noen trenger tre timer faglig. Andre trenger en hel dag. Noen trenger workshops. Andre trenger én tydelig presentasjon og god tid til spørsmål.
Og pausene må være lange nok til faktisk å være pauser. En tidsplan som ser effektiv ut på skjermen fungerer ikke nødvendigvis når mange mennesker skal ut av rommet, hente kaffe, snakke sammen og være tilbake til neste punkt.
Dere trenger heller ikke teambuilding bare fordi det står kickoff i kalenderen.
En aktivitet skal ha en funksjon.
Den kan få folk til å le, gi gruppen noe å snakke om, vise frem reisemålet eller bare bryte opp en lang møtedag.
Men hvis gruppen heller vil gå til en god restaurant, trenger vi ikke tvinge inn en lagkonkurranse.
Programmet skal passe menneskene. Ikke en ferdig oppskrift.
Usikre på hvor mye program dere egentlig trenger? Fortell oss om gruppen, så gir vi et ærlig råd.
Hvor skal kickoffen være?
Jo mer tid dere bruker på reisen, desto mer bør reisemålet gi tilbake.
En kickoff kan gjennomføres nær kontoret, på et konferansehotell i Norge eller som en reise til utlandet.
Hva som passer avhenger først og fremst av tiden dere har og hva dere ønsker å få ut av samlingen.
- Én dag
- Enkel tilgjengelighet er ofte viktigere enn et spektakulært reisemål.
- Én natt
- Gir større radius og mulighet til å kombinere faglig dag med middag og sosial kveld.
- To til tre netter
- Da kan utlandet bli langt mer aktuelt, særlig når reisen også skal ha en tydelig sosial del.
- Større grupper
- Flykapasitet, hotellkapasitet, transfer og enkel logistikk blir viktigere.
Vi velger ikke reisemål fordi byen ser bra ut i en presentasjon. Vi ser på hva hele opplegget krever.
Fra flybilletten til mikrofonen
Én kontaktperson for hele opplegget.
En kickoff kan bestå av langt flere leverandører enn deltakerne noen gang trenger å vite om. Vi kan samle de delene dere ønsker å sette bort.
- Reise og transport
- Fly, buss, transfer og bevegelsen mellom punktene.
- Hotell
- Kapasitet, standard og beliggenhet som passer opplegget.
- Møterom og konferanse
- Riktig rom, bordoppsett og plass til det som skal skje.
- Lyd, lys og teknikk
- Teknisk løsning tilpasset lokalet og antall deltakere.
- Scene og innhold
- Scene, foredragsholdere og eksterne bidrag ved behov.
- Aktiviteter
- Når en aktivitet har en tydelig funksjon i programmet.
- Mat og kveld
- Servering, middag og den sosiale delen av arrangementet.
- Program og kjøreplan
- Tider, rekkefølge, pauser og omrigg som henger sammen.
- Deltakerinformasjon
- Praktisk informasjon ut til gruppen før avreise.
- Oppfølging
- Én fast kontaktperson gjennom hele prosessen.
Det holder med det dere vet nå
Fem ting gir oss et godt sted å starte.
- Hvor mange?
- Omtrentlig antall deltakere.
- Når?
- Dato eller periode.
- Hvor lenge?
- Noen timer, én dag, én natt eller flere dager.
- Hvorfor samles dere?
- Hva ønsker dere at deltakerne skal sitte igjen med?
- Hvilke rammer har dere?
- Omtrentlig budsjett og hva dere allerede vet at opplegget må inneholde.
Dere trenger ikke ha funnet hotellet eller planlagt programmet. Det kan vi hjelpe dere med.
Kanskje er det noe annet dere planlegger
Noen ganger er kickoff riktig. Andre ganger er det noe annet dere egentlig skal arrangere.
Sosial firmatur
Hvis hovedpoenget først og fremst er å reise bort og ha tid sammen.
Blåtur
Hvis overraskelsen og det ukjente reisemålet er en viktig del av opplevelsen.
Leder- og strategisamling
Hvis en mindre ledergruppe eller et styre først og fremst trenger arbeidsro, beslutninger og strategisk innhold.
Praktisk
Noen spørsmål om kickoff.
- Hva er en kickoff for bedrifter?
- En kickoff er en samling som markerer starten på noe: et nytt år, et prosjekt, en ny strategi eller en satsing. Den kan være faglig, sosial eller en kombinasjon av begge deler.
- Hvor lenge bør en kickoff vare?
- Det avhenger av innholdet og reiseveien. Alt fra én dag på et sted i nærheten til flere dager med overnatting kan være riktig.
- Må en kickoff ha teambuilding eller aktiviteter?
- Nei. En aktivitet bør passe gruppen og ha en funksjon i programmet. Noen ganger gir en god middag mer enn en lagkonkurranse.
- Kan dere ordne lyd, lys, scene og teknikk?
- Ja. Nødvendige leverandører og tekniske løsninger kan koordineres som en del av opplegget, tilpasset lokalet og antall deltakere.
- Kan kickoff arrangeres i utlandet?
- Ja. Da ser vi på reisetid, flykapasitet, hotell, logistikk og hva destinasjonen faktisk tilfører samlingen.
- Kan dere ordne både reisen og arrangementet?
- Ja. Reise, hotell, møterom, teknikk, program, aktiviteter, restaurant og oppfølging kan inngå i det samme opplegget.
Planlegger dere kickoff?
Fortell oss hvorfor dere skal samle folk.
Dere trenger ikke ha bestemt hotell, aktivitet eller reisemål.
Fortell oss omtrent hvor mange dere er, når dere vil møtes og hva dere ønsker å få ut av samlingen.
Så begynner vi der.