Når dere trenger tid til å faktisk snakke sammen
Leder- og strategisamlinger for bedrifter.
Noen samtaler passer dårlig mellom to andre møter.
En strategisamling kan være én dag i Norge eller noen dager borte med ledergruppen eller styret.
Poenget er ikke å reise langt. Poenget er å skape nok tid og ro til å komme gjennom det dere faktisk skal diskutere.
Vi hjelper dere med å finne stedet og opplegget som gir gruppen de riktige rammene.
En leder- eller strategisamling er ganske enkelt sammenhengende tid der ledergruppen, styret eller en mindre gruppe kan arbeide med viktige spørsmål uten de vanlige avbrytelsene i arbeidsdagen.
Start med oppgaven
Hva skal være avklart når dere reiser hjem?
Før vi begynner å snakke om hotell, fjell eller storby, vil vi heller forstå hva gruppen trenger tid til.
Kanskje dere skal:
- lande neste års prioriteringer
- arbeide med strategi
- gjennomgå budsjett eller planer
- ta noen vanskelige beslutninger
- samle styret
- diskutere et prosjekt
- få tid til samtaler som stadig skyves på
Vi skal ikke mene noe om hvilken strategi dere bør velge.
Men svaret på hva dere skal få gjort forteller mye om hvilken ramme dere trenger.
Dere setter agendaen. Vi sørger for at rammen rundt den fungerer.
Vet dere bare omtrent når og hvor mange?
Det holder til en første prat.
Fortell oss hva gruppen skal arbeide med, så begynner vi å sette rammene rundt det.
Et godt råd er ikke alltid et ja
Hvis dere kan løse det på fire timer på kontoret, trenger dere kanskje ikke reise.
Ikke alle ledersamlinger trenger hotell, fly og to overnattinger. Hvis oppgaven kan løses godt rundt eget møtebord på noen timer, kan det være det riktige.
Men når dere trenger sammenhengende tid, arbeidsro, en fortrolig ramme eller muligheten til å kombinere arbeidsøktene med tid sammen som ledergruppe, kan det å reise bort være nettopp det som gjør samlingen verdifull.
Det kan gi rom til å:
- gå ordentlig inn i strategien
- fortsette en diskusjon etter at det ordinære møtet ville vært ferdig
- spise sammen
- ta opp vanskelige spørsmål uten neste møte i kalenderen
- fortsette arbeidet neste morgen
Vi ønsker ikke å gjøre samlingen større enn den trenger å være.
Vi ønsker å finne den rammen som faktisk hjelper dere.
Reis bort når det gir dere noe dere ikke får på kontoret.
Ro, skjerming og gode rammer
Arbeidsro kan være viktigere enn adressen.
Skal en ledergruppe arbeide konsentrert i én eller to dager, kan omgivelsene ha mye å si.
For noen grupper fungerer et mindre hotell, en lodge eller et godt sted ved fjellet, sjøen eller i naturen bedre enn et stort konferansehotell.
Det kan gi:
- mer skjerming
- mindre støy og gjennomgang
- gode pauser
- korte avstander mellom møterom, måltider og overnatting
- natur og uteområder
- mulighet til å fortsette samtalene uten at dagen føles oppstykket
Ved strategi, styrearbeid eller sensitive diskusjoner kan det også være viktig at gruppen faktisk får snakke i fred.
Men natur er ikke alltid svaret. For andre grupper er et sentralt hotell med kort reisevei langt mer effektivt.
Vi velger sted etter hva samlingen trenger.
Et fint møterom er ikke nok hvis dere ikke får arbeidsro.
Mer enn tid rundt møtebordet
Noen trenger ro. Andre trenger også å bygge gruppen.
En leder- eller strategisamling handler ikke alltid bare om agendaen på skjermen.
Noen ledergrupper ønsker også å bli bedre kjent, bygge tillit eller fungere bedre sammen. Da kan aktiviteter og teambuilding være en viktig del av opplegget.
Det kan være:
- aktiviteter ute i naturen
- tur
- ski
- mat eller matopplevelser
- konkurranser eller lagaktiviteter
- spa og velvære
- andre aktiviteter som passer menneskene og stedet
Men vi setter ikke inn teambuilding bare fordi det står ledersamling i kalenderen.
Aktiviteten skal ha en grunn og passe gruppen.
Noen grupper trenger ro. Andre trenger å bygge seg sterkere sammen. Mange trenger litt av begge deler.
Norge eller utlandet?
Hvor langt dere bør dra avhenger av hvor mye tid dere faktisk har.
Hvis ledergruppen har én arbeidsdag tilgjengelig, er det sjelden smart å bruke store deler av den på flyplasser og transport. Da kan en strategisamling i Norge, eller kanskje ganske nær kontoret, være det riktige.
Med én overnatting kan radiusen bli større.
Med to eller tre netter kan en strategisamling eller ledersamling i utlandet fungere svært godt dersom stedet og reisen faktisk tilfører noe. En europeisk by, et godt resort eller et mer skjermet sted kan gi gruppen både arbeidsro og tid sammen.
Vi ser på:
- hvor deltakerne kommer fra
- hvor mye tid dere har
- fly eller annen transport
- transfer
- total reisetid
- hvor mye faktisk arbeidstid dere sitter igjen med
- hva stedet tilfører utover selve møterommet
Reisen skal gi dere tid. Ikke spise den opp.
Små grupper. Store beslutninger.
Et møterom for 12 personer er ikke nødvendigvis et godt ledermøterom for 12 personer.
En ledersamling kan være for den operative ledergruppen. En strategisamling kan samle flere deler av ledelsen. Et styreseminar eller en styresamling kan ha andre behov rundt fortrolighet, dokumenter, møterom og tidsbruk.
Felles er ofte at gruppen er relativt liten og at kvaliteten på arbeidsforholdene betyr mer enn kapasitet.
Etter mer enn 30 år med ledelse av konferanseavdelinger, fra mindre hoteller til noen av Norges største konferansehoteller, vet vi hvor stor forskjell disse detaljene gjør på en dag med konsentrert arbeid.
- Rommet
- Dagslys, luft, plass rundt bordet og et oppsett der alle faktisk ser hverandre.
- Bordoppsett
- Styrebord, hestesko eller en løsere form. Oppsettet påvirker hvordan gruppen snakker sammen.
- Skjerming
- Ikke gjennomgangsrom, ikke tynne vegger og ikke en pause der halve hotellet står utenfor døren.
- Teknikk
- Skjerm, tavle og mulighet for at noen deltar digitalt når det trengs. Sjelden mer enn det.
- Pauser og servering
- Servering som kommer når det passer arbeidet, ikke når kjøkkenet har satt et fast klokkeslett.
- Avstander
- Kort vei mellom møterom, rom og middag. Da forsvinner mindre tid mellom øktene.
Skal ledergruppen eller styret samles?
Fortell oss hva dere skal rekke, så finner vi rammen.
Dette kan vi hjelpe med
Dere slipper å være reisebyrået internt.
- Sted og hotell
- Steder som passer en mindre gruppe som skal arbeide konsentrert.
- Møterom
- Riktig rom, bordoppsett og skjerming for gruppen og oppgaven.
- Reise og transport
- Fly, transfer og bevegelsen mellom punktene.
- Mat og servering
- Måltider og pauser lagt etter arbeidsøktene, ikke omvendt.
- Aktiviteter
- Når gruppen også skal ha tid sammen utenfor møterommet.
- Program og tidsplan
- En realistisk kjøreplan for det dere faktisk skal rekke.
- Leverandørdialog
- Vi tar kontakten med hotell, transport og andre leverandører.
- Deltakerinformasjon
- Praktisk informasjon ut til gruppen før avreise.
- Oppfølging
- Én fast kontaktperson gjennom hele prosessen.
Det holder med det dere vet nå
Fem ting gir oss et godt sted å starte.
- Hvor mange?
- Antall i ledergruppen, styret eller gruppen som skal samles.
- Når?
- Dato eller periode.
- Hvor lenge?
- Én dag, én natt eller flere dager.
- Hva skal dere få gjort?
- Strategi, prioriteringer, styrearbeid eller beslutninger som krever tid.
- Norge eller utlandet?
- Eller bare en følelse av hvor langt det er fornuftig å reise.
Dere trenger ikke ha funnet stedet eller satt programmet. Det kan vi hjelpe dere med.
Kanskje er det noe annet dere planlegger
Lederarbeid er ikke alltid det som styrer samlingen.
Kickoff
Hvis samlingen først og fremst handler om å markere en ny start, en satsing eller en ny retning for flere enn ledergruppen.
Messe- og konferansereiser
Hvis en messe, konferanse eller et større faglig arrangement er selve grunnen til at dere reiser.
Sosial firmatur
Hvis hovedpoenget først og fremst er å reise bort og ha tid sammen.
Eventreise
Hvis et konkret mesterskap, en kamp eller en konsert skal være høydepunktet rundt samlingen.
Praktisk
Noen spørsmål om leder- og strategisamlinger.
- Hva er en ledersamling?
- En ledersamling er sammenhengende tid der ledergruppen kan arbeide med det som ikke får plass i en vanlig møtekalender. Den kan vare noen timer, én dag eller flere dager med overnatting.
- Hva er en strategisamling?
- En strategisamling er en samling der gruppen arbeider med retning, prioriteringer og planer fremover. Innholdet setter dere selv. Vi hjelper med sted, rammer og logistikk rundt arbeidet.
- Hvor lenge bør en ledersamling vare?
- Det avhenger av oppgaven. En avgrenset avklaring kan tas på noen timer, mens strategiarbeid ofte trenger én til to dager med minst én overnatting for at diskusjonene skal få nok tid.
- Hva bør et sted for strategisamling ha?
- Et godt møterom med dagslys, skjerming fra andre grupper, korte avstander mellom møterom, måltider og rom, og servering som følger arbeidsøktene. For mange grupper betyr det mer enn adressen.
- Kan vi ha strategisamling i utlandet?
- Ja. Med to eller tre netter kan en strategisamling i utlandet fungere godt. Har dere bare én arbeidsdag, anbefaler vi som regel noe nærmere kontoret.
- Kan styret ha styreseminar med overnatting?
- Ja. Et styreseminar eller en styresamling med overnatting er vanlig når styret trenger mer tid enn et ordinært styremøte gir. Da er fortrolighet, skjerming og et rolig møterom ofte det viktigste.
- Bør en ledersamling ha teambuilding eller aktiviteter?
- Bare hvis det har en grunn. Noen ledergrupper trenger mest arbeidsro, andre trenger også tid sammen utenfor møterommet. Mange trenger litt av begge deler.
- Hva er forskjellen på en ledersamling og en kickoff?
- En ledersamling er som regel en mindre gruppe som skal arbeide konsentrert. En kickoff samler flere og markerer starten på noe. Skal dere mobilisere hele virksomheten, passer en kickoff bedre.
- Hva er forskjellen på en strategisamling og en konferanse?
- En strategisamling er arbeid i en liten gruppe. En konferanse har program, publikum og som regel scene. Skal dere delta på eller arrangere noe større og faglig, hører det hjemme under messe- og konferansereiser.
- Setter dere agendaen for samlingen?
- Nei. Dere kjenner virksomheten og bestemmer innholdet. Vi sørger for at rammen rundt agendaen fungerer.
Skal ledergruppen eller styret bort?
Fortell oss hva dere skal få gjort.
Dere trenger ikke ha valgt sted eller satt programmet.
Fortell oss hvor mange dere er, omtrent når dere vil samles og hva som skal være avklart etterpå.
Så begynner vi der.