Når det faglige er grunnen til reisen
Messereiser og konferansereiser for bedrifter.
Noen skal på en viktig bransjemesse.
Andre skal samle 40, 100 eller 300 personer til sin egen konferanse.
Oppgavene er forskjellige, men én ting er likt: reisen, hotellet og logistikken må fungere slik at deltakerne kan bruke tiden på det de faktisk er der for.
Vi hjelper dere med reisen rundt messen eller konferansen, og med selve arrangementet når dere trenger det.
To ulike oppgaver
Skal dere på arrangementet, eller skal dere lage det selv?
Dere skal delta
Messen eller konferansen er allerede bestemt. Da kan oppgaven være å få fly, hotell, transport, eventuell adgang, restauranter og de praktiske delene rundt oppholdet til å fungere.
Dere skal arrangere
Da trenger dere i tillegg riktig hotell eller lokale, møterom, teknikk, måltider, programflyt og eventuelt scene, grupperom og andre leverandører.
Vi trenger ikke gjøre oppgaven større enn den er.
Noen trenger bare reisen og hotellet.
Andre trenger hjelp fra flybilletten til mikrofonen.
Først finner vi ut hva dere faktisk trenger hjelp med.
Skal dere delta eller arrangere?
Fortell oss hva slags arrangement det gjelder.
Så finner vi ut hvilke deler av reisen og opplegget dere trenger hjelp med.
Vet dere allerede hvor dere skal?
Fortell oss hvilken messe. Så ser vi på reisen rundt den.
Hvis messen allerede er bestemt, trenger dere ikke starte med en lang forespørsel. Send oss:
- hvilken messe dere skal på
- datoene
- omtrent hvor mange dere er
- hvilken flyplass dere ønsker å reise fra
Så kan vi se på fly, hotell, lokal transport, eventuell messeadgang og oppholdet rundt de faglige dagene.
Når messedagen allerede er full
Messen tar dagen. Reisen rundt må fungere.
På en messereise er ikke målet å fylle kalenderen med enda mer program.
Målet er at gruppen kommer seg enkelt til messen, bor fornuftig og har et godt opplegg rundt de faglige dagene.
- flytider
- hotellplassering
- avstand til messeområdet
- lokal transport
- eventuell messeadgang der dette kan ordnes
- praktisk koordinering rundt møter dersom dere trenger det
- restauranter
- forskjellige ankomst- og avreisetider
- eventuell forlengelse før eller etter messen
Et billigere hotell er ikke nødvendigvis en billigere løsning hvis hele gruppen bruker mye ekstra tid og penger på transport hver dag.
Dere kjenner messen og bransjen. Vi kjenner reisen.
Et godt messebesøk starter før avreise
Bestem hva dere faktisk vil få ut av messen.
Før avreise kan det være lurt å avklare:
- hvilke utstillere dere vil besøke
- hvilke foredrag eller deler av programmet som er viktigst
- om møter bør avtales på forhånd
- om enkelte aktiviteter eller arrangementer krever registrering
Dette er den faglige delen dere kjenner best.
Vår jobb er å sørge for at reisen rundt det fungerer.
Nær messen eller nær byen?
Riktig hotell handler om hvordan gruppen faktisk skal bruke dagene.
På en vanlig storbytur kan et hotell 20 minutter lenger unna være helt greit.
På en messereise kan den samme avstanden bli 40 ekstra minutter hver dag for 20 personer.
Samtidig er det ikke alltid riktig å bo nærmest mulig messehallen hvis gruppen ønsker restauranter, møter eller sosial tid i sentrum etterpå.
Vi ser derfor på hele oppholdet, ikke bare hotellpris og antall stjerner.
Vi har gjort det før
Fra Norge til messehallen i Las Vegas.
Vi har organisert messereiser til Las Vegas for norske bedrifter.
På en slik reise må flere ting fungere sammen: en lang reise, en gruppe som skal holdes samlet, hotell, lokal transport, selve messen og oppholdet rundt de faglige dagene.
Går én av delene skjevt, merkes det raskt på hvor mye tid deltakerne får brukt der det betyr noe.
På en messereise er reisemålet sjelden hovedsaken. Tiden deltakerne faktisk får brukt på messen er det.
Vi kjenner konferansen fra innsiden
Et konferansehotell er mer enn antall møterom på nettsiden.
Teamet vårt har mer enn 30 års erfaring fra ledelse av konferanseavdelinger, fra mindre hoteller til noen av Norges største konferansehoteller.
Det betyr først og fremst at vi vet hvilke spørsmål som bør stilles før et hotell eller konferansested anbefales:
- Ser alle skjermen?
- Hvor store er møterommene i praksis?
- Trenger gruppen parallelle rom?
- Hvor langt er det mellom rommene?
- Hvordan fungerer pausene når mange går ut samtidig?
- Hvor serveres kaffen, og hvor skal gruppen spise?
- Hvor lang tid tar egentlig lunsjen?
- Hvor står bussene?
- Hva skjer hvis programmet forskyves?
Kapasitet på papiret forteller ikke alltid hvordan et sted fungerer i praksis.
Riktig ramme rundt det faglige
Det samme konferanseopplegget passer ikke alle grupper.
- 20 deltakere
- Kan trenge ett godt møterom, overnatting og en middag. Ikke mer enn det.
- 100 deltakere
- Krever gjerne større logistikk rundt innsjekk, pauser, måltider og transport.
- 300 deltakere
- Kan bety scene, lyd, skjermer, flere møterom, tekniske leverandører og en tydelig kjøreplan.
Vi starter ikke med mest mulig produksjon.
Vi finner ut hva arrangementet faktisk krever.
Fra møterom til scene
Noen konferanser trenger mer enn en skjerm og en mikrofon.
Når opplegget krever det, kan vi koordinere blant annet:
- møterom
- scene
- lyd
- mikrofoner
- skjermer
- lys
- tekniske leverandører
- underholdning eller andre programelementer
- kjøreplan
Vi trenger ikke eie alt utstyret selv. Vår rolle er å sørge for at de riktige leverandørene og delene blir koordinert inn i samme opplegg.
Ikke fyll kvelden bare fordi dere kan
Noen ganger er en god middag hele programmet dere trenger.
En konferanse eller messereise kan selvfølgelig kombineres med aktiviteter, middag, sightseeing eller andre opplevelser.
Men det bør passe med dagen deltakerne allerede har hatt.
Etter ni timer på messe kan en god restaurant være et bedre valg enn tre nye timer med organisert aktivitet.
Etter en konferanse som avsluttes tidlig kan det være naturlig å gjøre mer.
Vi ser på helheten før vi fyller programmet.
Det sosiale skal støtte turen. Ikke konkurrere med det faglige.
Har dere en messe eller konferanse foran dere?
Vi kan ta hele opplegget, eller bare reisen rundt det.
Fortell oss hvilket arrangement det gjelder og omtrent når, så tar vi det derfra.
Fra flybilletten til mikrofonen
Én kontaktperson for reisen og opplegget rundt.
- Reise
- Fly og annen transport.
- Hotell
- Overnatting og hotellvalg ut fra formålet med reisen.
- Transfer og lokal transport
- Til messe, konferansested, restaurant eller andre programpunkter.
- Messereise
- Praktisk opplegg rundt eksisterende messer og faglige arrangementer.
- Konferanselokaler
- Møterom, plenum og grupperom etter behov.
- Teknikk
- Lyd, lys, skjermer, mikrofoner og leverandørkoordinering når det kreves.
- Mat og restauranter
- Konferanselunsj, middag eller sosial avslutning.
- Program og kjøreplan
- Når arrangementet trenger tydelig koordinering.
- Deltakerinformasjon
- Praktisk struktur og kommunikasjon.
- Oppfølging
- Én fast kontaktperson som kjenner reisen og opplegget.
Det holder med det dere vet nå
Fem ting gir oss et godt utgangspunkt.
- Hva skal dere?
- Delta på en eksisterende messe eller konferanse, eller arrangere selv?
- Hvor mange?
- Omtrentlig antall deltakere.
- Når?
- Dato eller periode.
- Hvor?
- Reisemål, messe eller ønsket område dersom dette er kjent.
- Hva trenger dere hjelp med?
- Kun reise og hotell, eller også konferanse, transport, teknikk, middag og program?
Dere trenger ikke ha hele opplegget ferdig.
Vi kan starte med det som allerede er bestemt.
Kanskje er det en annen type tur
Det faglige er ikke alltid grunnen til reisen.
Konferanse på cruiseskip
Hvis skipet skal være arenaen for møtene eller arrangementet.
Kickoff
Hvis hovedformålet er å samle bedriften rundt en ny start, satsing eller retning.
Sosial firmatur
Hvis reisen først og fremst handler om å reise bort og være sammen.
Leder- og strategisamling
Hvis en mindre ledergruppe skal arbeide konsentrert med strategi, styrearbeid eller beslutninger.
Eventreise
Hvis kampen, konserten, Formel 1 eller et annet arrangement er hovedopplevelsen.
Praktisk
Noen spørsmål om messe- og konferansereiser.
- Hva er en messereise?
- En messereise er en firmareise der gruppen skal delta på en eksisterende messe eller et faglig arrangement. Vi kan blant annet hjelpe med fly, hotell, transport og det praktiske opplegget rundt messen.
- Hvordan planlegger man en messereise?
- Start med messen, datoene, hvem som skal delta og hva gruppen ønsker å få ut av besøket. Deretter bør fly, hotell, transport og eventuelle møter ses i sammenheng.
- Kan dere ordne fly, hotell og transport til en messe?
- Ja. Vi kan sette sammen reisen rundt messen og se hotell, fly og lokal transport i sammenheng.
- Kan dere ordne messebilletter eller adgang?
- Der dette er tilgjengelig gjennom aktuelle arrangører eller leverandører kan vi også hjelpe med dette. Det avklares for den enkelte messe.
- Hva er en konferansereise?
- En konferansereise er en reise der det faglige arrangementet er en sentral del av oppholdet. Det kan være en eksisterende konferanse gruppen deltar på eller en konferanse bedriften arrangerer selv.
- Kan dere hjelpe med å arrangere selve konferansen?
- Ja. Vi kan blant annet hjelpe med hotell, konferanselokaler, møterom, måltider, transport, program og koordinering av tekniske leverandører.
- Kan dere ordne lyd, lys, scene og teknisk utstyr?
- Ja, når arrangementet krever det kan vi koordinere relevante tekniske leverandører og løsninger som del av totalopplegget.
- Kan messen eller konferansen kombineres med middag og sosiale aktiviteter?
- Ja. Vi anbefaler at omfanget tilpasses det faglige programmet og hvor mye tid gruppen faktisk har tilgjengelig.
Skal dere på messe eller konferanse?
Fortell oss hva som allerede er bestemt.
Dere trenger ikke ha hele reisen eller arrangementet klart.
Fortell oss hvilken messe eller konferanse det gjelder, hvor dere skal, omtrent hvor mange dere er og hva dere ønsker hjelp med.
Så tar vi det derfra.